Inventario bajo control: lotes, vencimientos y el costo de no saber qué tienes
Pregúntale a cualquier dueño de colmado cuánto perdió el año pasado en mercancía vencida. Casi nadie tiene el número. No porque no importe, sino porque la pérdida ocurre de a poco: dos yogures aquí, una caja de leche allá, un lote de medicamentos que nadie miró. Sumado, suele ser más de lo que cuesta el sistema que lo habría evitado.
El stock por producto no alcanza
La mayoría de los sistemas de inventario responden una sola pregunta: ¿cuántas unidades tengo? Para mercancía perecedera esa pregunta es insuficiente. Doce unidades no son doce unidades si cuatro vencen la semana que viene.
La respuesta es llevar el inventario por lote: cada entrada de mercancía guarda su fecha de vencimiento, y el sistema sabe no solo cuánto hay sino cuánto hay de cada tanda. A partir de ahí puede avisar antes, no después.
FEFO, no FIFO
La regla clásica de almacén es FIFO: lo primero que entra es lo primero que sale. Para productos con vencimiento la regla correcta es FEFO: lo primero que vence es lo primero que sale. No siempre coinciden. Un lote recibido ayer puede vencer antes que uno recibido el mes pasado, y si el sistema despacha por orden de llegada, el que caduca primero se queda al fondo del estante hasta que ya no sirve.
Rotar por fecha de entrada es una costumbre. Rotar por fecha de vencimiento es la que evita la pérdida.
El kardex: saber no solo cuánto, sino por qué
Cuando el conteo físico no coincide con el sistema, la pregunta útil no es "¿cuántos faltan?" sino "¿en qué momento se fueron?". Eso lo responde el kardex: el historial de cada movimiento de cada producto —entradas, ventas, devoluciones, ajustes, transferencias— con su fecha y su responsable.
Sin ese historial, un faltante es un misterio y la respuesta habitual es un ajuste que tapa el hueco sin explicarlo. Con él, casi siempre aparece la causa real: una entrada mal digitada, una devolución no registrada, una transferencia que salió de un almacén y nunca entró en el otro.
Dos cosas que multiplican el resultado
- Códigos de barras y etiquetas propias. El error de digitación en la caja es la principal fuente de descuadre de inventario. Un escáner lo elimina; para productos a granel o de producción propia, imprimir la etiqueta con su código resuelve el resto.
- Transferencias entre almacenes con acuse. La mercancía que sale de un local debe entrar en el otro como un movimiento con dos extremos, no como dos ajustes independientes que nadie concilia.
Empieza por lo que más duele
Montar lotes en todo el catálogo de golpe es una forma segura de abandonar el proyecto. Lo que funciona es empezar por las familias donde el vencimiento duele —lácteos, embutidos, medicamentos— y extender desde ahí. En dos o tres meses el ahorro es visible, y con el ahorro visible el resto del catálogo entra solo.